1. Kokoustilan valinta

Valitse kokoustila, joka vastaa tilaisuuden tyyliä ja luonnetta. Hotelli Nuuksio tarjoaa monipuolisia kokoustiloja, jotka sopivat erilaisiin tarpeisiin. Lue lisää kokoustiloistamme. Parhaiten järjestäjä pääsee kuitenkin perille asioista ­­­vierailemalla etukäteen kokouspaikassa, joten olethan yhteydessä myyntiimme, niin järjestetään seuraava tapaaminen Nuuksiossa.

2. Tarpeiden kartoitus

Onnistunutta kokousta varten on tärkeää kartoittaa osallistujien tarpeet etukäteen. Varmista, että kokoustilassa on riittävästi tilaa ja tarvittavat välineet, kuten projektorit ja äänentoistolaitteet. Kauttamme saatte onnistuneesti monipuoliset AV-toteutukset ja äänentoiston järjestelyt. Voitte myös tuoda omat AV-asiantuntijat paikan päälle. Kerromme mielellään heille tekniikastamme, jotta he saavat tutun ja turvallisen tekniikan järjestettyä.

3. Kokouksen suunnittelu ja aikataulutus

Ensimmäinen askel onnistuneen kokouksen suunnittelussa on selkeän tavoitteen määrittely. Mikä on kokouksen tarkoitus? Mitä haluatte saavuttaa?

Valitse kokoukseen osallistujat huolellisesti. Varmista, että kaikki tarvittavat henkilöt ovat mukana ja että heillä on tarvittavat tiedot ja taidot kokouksen aiheiden käsittelyyn. Lähetä kokouskutsut hyvissä ajoin ja liitä mukaan esityslista.

Tässä vaiheessa voit lähettää henkilömäärätiedon meille Nuuksioon, niin pystymme tekemään ennakkovalmisteluja tilaisuuden eteen.

Laadi kokoukselle tarkka aikataulu ja pidä siitä kiinni. Varaa riittävästi aikaa jokaiselle asialle, mutta vältä liian pitkiä kokouksia.

Muista myös tauot ruokailuille ja kahvituksille, jotta osallistujat voivat virkistäytyä. Katso vinkkejä kokouksen aikataulutukseen.

Muista myös varata kunnolla aikaa kokoukselle. Monet kokoukset vaativat yöpymistä ja Hotelli Nuuksiossa majoitus onnistuu joustavasti rennoissa huoneissa. Myös ajatushautomon saa nollattua helposti. Olemme metsän keskellä.

Tilaa myynniltämme monenlaiset taukoruokailut ennakkoon.

4. Kokouksen ennakoiminen ja vetäminen

Kokouksen vetäjän rooli on keskeinen onnistuneen kokouksen kannalta. Varmista, että vetäjä on perehtynyt käsiteltäviin asioihin ja osaa johtaa keskustelua tehokkaasti. Lue lisää kokouksen vetämisestä.

Kokouspaikoissamme on ammattitaitoista henkilökuntaa, joka on tottunut etsimään asiakkaille sopivia ratkaisuja ja pystyy ehdottamaan erilaisia vaihtoehtoja. Mitä enemmän yksityiskohtia tiedämme etukäteen, sitä paremmin voimme valmistautua tilaisuuteen. Vetäjän on hyvä olla tietoinen kaikesta käytännön asioista ennakkoon ja kokouksen aikana.

Tärkeitä tietoja ennakkoon ennen saapumista ovat:

• Kuinka huonejaot on tehty, missä kukin nukkuu? Siksi olemmekin tehneet huonejako Excelin teille valmiiksi. Ja myös:

• Mitkä ovat erityisruokavaliot. Voit lisätä nämä samaan Exceliin. Lataa siis mallitiedosto alta:

  Lataa täältä huonejako Excel.

• Ovatko taukoruokailut ja tarjoilut kunnossa?

• Tarvitaanko tilaan virvoitusjuomatarjoilu tai non-stop kahvitus?

• Tilan istumajärjestys. Luokkamuoto, diplomaatti, teatteri / luento. Kerro meille, niin me järjestämme tilan valmiiksi.

• Tarvitsetteko fläppitauluja, muistiinpanovälineitä, post-it- lappuja, mikrofonia, äänentoistoa. Kerro vain tarpeesi meille.

• Ovatko illanviettosuunnitelmat selkeät?

Tärkeitä tietoja paikan päällä ovat:

• Missä wc:t ja naulakot sijaitsevat

• Missä ja mihin aikaan lounaat ja kahvit tarjoillaan

• Missä ovat poistumistiet ja kokoontumispaikat

Jakamalla nämä tiedot osallistujille kokousjärjestäjä helpottaa henkilökunnan työtä ja tekee osallistujien olon mukavaksi.

Erityisen kiitollisia olemme kaikista erityistoiveisiin liittyvistä tiedoista. Yleensä vaativimmatkin erityisruokavaliot ja -tilanteet hoituvat, kun niistä on saatu tieto etukäteen. Onnistuneiden haasteiden toteuttaminen on meille kaikkein palkitsevinta, ja kaikenlainen palaute on aina arvokasta.

Uskomme, että juuri yhteistyön avulla voimme kehittää toimintaamme ja tarjota parhaan mahdollisen kokemuksen asiakkaillemme.

5. Etäkokoukset / hybridikokoukset

Jos kokous järjestetään etäyhteyksillä, varmista, että kaikilla osallistujilla on tarvittavat sovellukset ja laitteet. Kauttamme saat monipuoliset etä- ja hybridikokousratkaisut. Yhteystyökumppanimme NextLive järjestää avaimet käteen- paketilla kokoukset kuin kokoukset.

Kokouksen jälkeiset toimet

Kokouksen jälkeen on tärkeää huolehtia päätösten toimeenpanosta ja seurannasta. Laadi muistio ja jaa se osallistujille.